Cette offre n'est plus disponible

Tâches administratives et d’accueil des visiteurs

Faire le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs ;
Recevoir et orienter les visiteurs et s’assurer que les visiteurs ne circulent pas au sein du bureau sans être annoncés ;
Tenir un agenda des rendez-vous pour le bureau ;
Faire le standard (appeler à l’extérieur, recevoir les appels) ;
Noter les appels sur des fiches et les transmettre ;
Participer aux réunions ;
Contribuer davantage à assurer la propreté du bureau, c’est-à-dire en s’assurant de manière proactive que les toilettes et les bureaux sont propres et en informant l’agent de ménage de toute mesure corrective ;
Aider de manière proactive à garantir que de l’eau, du papier hygiénique, et du savon dans les toilettes à tout moment ;
Assurer la réception, l’expédition et l’archivage des courriers et s’assurer aussi que toutes les correspondances entrantes et sortantes sont enregistrées dans le registre approprié et classées ;
Enregistrer le courrier arrivé, départ et les factures ;
Saisir les courriers types à partir des lettres types ;
Sur demande de la hiérarchie, rédiger les correspondances administratives, saisir les comptes rendus des réunions et des lettres administratives ;
Maintenir les tableaux d’affichage du bureau à jour (Mémos, informations, etc.).
Taches relevant de la gestion du personnel du bureau

Aider dans le traitement des feuilles de temps des employés ;
Appuyer à la consolidation des besoins en formation et transmettre aux RH de la mission ;
Appuyer dans le suivi des jours de congés annuels, les indemnités journalières et les autres indemnités, conformément à la politique Mercy Corps Haïti et transmettre la situation pour faciliter leur prise en compte sur la masse salariale ;
Suivre et assurer la validité des feuilles de temps et des compensations mensuelles ;
Élaborer les petits contrats de prestations de service à partir des contrats types ;
S’assurer que tout le personnel adhère aux procédures administratives de Mercy Corps ;
Se comporter, tant sur le plan professionnel que personnel, de façon à préserver l’image de marque de Mercy Corps et à ne pas mettre en danger sa mission humanitaire dans la Grande-Anse ;
Faire toutes autres tâches demandées par le superviseur.
Apprentissage organisationnel

Dans le cadre de l’initiative d’apprentissage organisationnel de Mercy corps à l’échelle de l’agence, tous les membres de l’équipe doivent consacrer 5% de leur temps de travail à des activités d’apprentissage professionnel formel et / ou non formel.
Hiérarchie

Superviseur:  Head Of Office Miragoane/ HR Lead.

Travail directement avec : Département des Programmes, Département des Opérations, Département de Finance, Département de Suivi & Evaluation.

Connaissances et expériences

Avoir un diplôme supérieur de BAC +2 en gestion de ressources humaines et/ou administration.
Avoir au moins 2 ans d’expérience de gestion administrative et ressources humaines de préférence avec une ONG internationale.
Avoir une excellente maîtrise du français et une bonne connaissance de l’anglais professionnel.
Avoir une expérience manifeste et une bonne connaissance administrative des ONGs, de la gestion du personnel, des services support et des opérations.
Avoir une capacité manifeste de communication (orale & écrite) et une connaissance requise de l’informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, PowerPoint, etc.) et une bonne connaissance de la gestion de bases de données.
Avoir une bonne capacité en négociation et représentation, spécialement avec les services publics (gouvernement) et autres organismes en matière de bureaucratie.
Facteurs de succès

Aptitudes de communication efficace aussi bien verbale qu’écrite, de mener plusieurs tâches à la fois, organisationnelle, et de priorisation sont nécessaires.
Excellente capacité rédactionnelle.
Démontrer une attention aux détails, aptitude à suivre les procédures, respect des délais et travailler de façon indépendante et coopérative avec les autres membres de l’équipe.
Sensibilisation et sensibilité au travail multiculturel – développement et la capacité à former et à faciliter le dialogue entre un groupe diversifié de personnes avec divers aptitudes et styles de travail.
Capacité à résoudre des problèmes de façon créative, à jongler avec de multiples priorités dans des délais serrés, et de faire face calmement et diplomatiquement à des événements inattendus et soudains et pouvant impacter sur les activités.
Patience, honnêteté, intégrité, ténacité et bon sens de l’humour souhaités.
Développement Professionnel :

Dans le cadre de notre engagement envers le développement professionnel et fondée sur notre compréhension que les organisations qui se développent continuellement sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu’elles desservent – nous attendons de tous les membres de l’équipe de contribuer à dédier 5% de leur temps à des activités d’apprentissage/développement professionnel qui bénéficie à Mercy Corps ainsi qu’à eux-mêmes.

Redevabilité envers les participants :

On s’attend à ce que les membres de l’équipe de Mercy Corps soutiennent tous les efforts en matière de responsabilisation, en particulier envers les participants au programme, les partenaires communautaires, les autres parties prenantes et les normes internationales guidant le travail de secours et de développement international. Nous nous engageons à engager activement les communautés en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.

Genre :

Mercy Corps reconnaît que nos programmes sont plus efficaces pour soulager la souffrance, la pauvreté et l’oppression quand les femmes, les hommes, les filles et garçons sont équitablement engagés comme acteurs actifs dans tous les aspects du travail que nous entreprenons ensemble. Nous attendons que tous les membres de l’équipe s’engagent à respecter les principes de l’égalité des sexes et d’utiliser une programmation sensible au genre et l’intégration du genre comme un moyen de réaliser notre mission et notre vision pour le changement.

Diversité, équité et inclusion

La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous construisons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation avec des personnes d’origines, de croyances, d’antécédents et de façons de penser différents, nous sommes mieux en mesure de tirer parti de la puissance collective de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous visons une culture de confiance et de respect, où chacun apporte ses points de vue et son authenticité, atteint son potentiel en tant qu’individus et équipes, et collabore pour faire le meilleur travail de sa vie. Nous reconnaissons que la diversité et l’inclusion sont un parcours, et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs que nous ne le sommes aujourd’hui.

Égalité des chances en matière d’emploi

Mercy Corps est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et qui ne tolère aucune discrimination. Nous recherchons activement des antécédents, des perspectives et des compétences divers afin d’être collectivement plus forts et d’avoir un impact mondial durable.

Nous nous engageons à fournir un environnement de respect et de sécurité psychologique où l’égalité des chances en matière d’emploi est accessible à tous. Nous ne nous engageons ni ne tolérons la discrimination fondée sur la race, la couleur, l’identité de genre, l’expression de genre, la religion, l’âge, l’orientation sexuelle, l’origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH/sida), l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant militaire ou tout autre groupe protégé dans les endroits où nous travaillons.

Aperçu de l'Emploi
Nous utilisons des cookies pour améliorer votre expérience sur notre site Web. En naviguant sur ce site, vous acceptez notre utilisation des cookies.

Partager