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SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
A? Superviseur :
a. Gardiens de Garoute.
b. Stagiaires attachés à son service.
B? Logistique générale :
a. Assurer, avec l’appui du Manager Administratif & Logistique (M.A.L), la gestion des actifs du Centre et
des dortoirs et procéder à leur inventaire périodique.
b. Visiter fréquemment les dortoirs et inspecter les installations afin de s’assurer que tout fonctionne selon
les normes logistiques établies par HELP et que tous les systèmes (eau, plomberie, électricité) soient
opérationnels.
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c. Avec le soutien avec le MAL, travailler dans l’accomplissement des tâches logistiques des CHEs tout en
collaborant avec les RCHEs.
d. Avec le soutien du M.A.L, assurer la bonne utilisation des produits, matériels et équipements disponibles
au Centre et dans les CHEs.
e. Assurer tous les suivis relatifs aux réparations, à la maintenance et à l’entretien des matériels, mobiliers
et équipements des propriétés de HELP ; tel que pompe à eau, chauffe?eau, système électrique, four,
climatiseurs, onduleur etc.
f. Superviser les travaux de réparation dans les CHEs et au Centre de HELP.
g. Faire la gestion et l’inventaire de tous les fournitures et matériels entreposés dans les dépôts du Centre
et des CHEs, avec l’appui du service Informatique.
h. Superviser tout approvisionnement en matériel de première nécessité tel que fournitures de bureau,
matériel de nettoyage, papier hygiénique, eau potable (en gallons), etc.
i. Effectuer au besoin des recherches de locations d’espace de bureau approprié pour le personnel et de
logement adéquat pour les boursiers du programme.
j. Faire, en appui au M.A.L, les suivis d’évaluation sismique et sécuritaire avant toute acquisition ou
location de propriétés par HELP.
k. Travailler, avec l’appui du Conseiller Senior, pour s’assurer de la sécurité et la sûreté des dortoirs.
l. Communiquer avec les fournisseurs et superviser les services qu’ils fournissent aux dortoirs et au Centre
(p. ex. ramassage d’ordures, sécurité, livraison d’eau, entretien des batteries et des génératrices, EDH,
DINEPA, Mairie).
m. Préparer le rapport mensuel de maintenance et d’entretien du bureau (Dératisation ; Fumigation,
ramassage d’ordures ; émondage des arbres – désherbage ; entretien des plantes suivant les clauses des
contrats, entretien des installations hydrauliques, sanitaires, climatisation et électriques).
n. Monitorer toute situation logistique des CHEs, en collaboration avec le Conseiller Senior, et être en
mesure de proposer des solutions aux problèmes identifiés ou Potentiels.
o. Assurer la conformité au plan de gestion de HELP sur la sûreté et la sécurité au Centre et dans les dortoirs
en veillant à ce que le personnel et les étudiants aient les matériels et la formation nécessaires pour faire
face aux urgences ou à d’autres perturbations.
p. Sous la supervision avec le Directeur des Opérations, gérer et contrôler la sécurité des bâtiments de
HELP.
C? Logistique de transport :
a. Aider le MAL dans la gestion de la flotte automobile de HELP, en ce qui a trait aux maintenances et
entretiens des véhicules.
b. Gérer la consommation de carburants (véhicules et génératrices) et dresser des rapports appropriés.
c. S’assurer que les véhicules soient bien entretenus et que les réparations soient effectuées à temps.
d. Vérifier et archiver les dossiers des véhicules et les feuilles des logbook (Carnet de bord) et autres fiches
d’information sur l’usage des véhicules.
D? Passation de marchés :
a. Gérer en collaboration avec le M.A.L, le réseau?fournisseur de HELP et assurer une communication fluide
avec nos fournisseurs de biens.
b. Dresser et gérer le plan des achats des Départements nécessitant des achats de biens ou matériels.
c. Assurer la gestion des contrats de bail pour toutes les propriétés louées et bâtis de HELP (bureau,
résidence des expatriés, dortoirs et résidences occasionnelles), tout en garantissant que ces contrats et
leurs listes d’inventaire respectent le standard requis.
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d. Coordonner les changements ou extensions aux contrats de bail afin qu’ils soient correctement
documentés et signés ; et gérer les paiements ponctuels aux propriétaires et le recouvrement de tous
les dépôts de garantie ainsi que le règlement final avec les propriétaires à l’expiration des contrats.
e. Coordonner les suivis logistiques dans le processus d’achat de biens destinés aux CHEs.
f. Tenir à jour un registre hebdomadaire des réparations et des achats liés aux biens afin de s’assurer de
leur progrès continu.
g. Rédiger, avec l’assistance de son supérieur, tout contrat de service de ramassage d’ordure ou tout
contrat de réparation mineure dans les dortoirs.
h. Suivre les procédures et les lignes directrices d’achats et des finances définies dans le Manuel FPP, pour
tout approvisionnement et paiements de fournisseurs : Purchase Request, Request for Quotation,
Purchase Order, Bid Analysis et Payment Approval. Assurer l’achèvement de toutes les formes requises
dans un délai raisonnable afin de planifier les besoins en coordination avec le M.A.L.
i. Assurer la conformité avec les principes internes de HELP et les exigences légales dans tous les contrats
signés avec des fournisseurs de biens.
j. S’assurer, en accord avec le M.A.L, que les techniciens fournissent un travail de qualité et respectent les
clauses des contrats.
k. Gérer et contrôler le tracker des achats sous la supervision du Directeur des Opérations.
E? Administration
a. Dresser des rapports périodiques sur l’état des lieux dans les CHEs et le Centre.
b. Archiver les documents administratifs et toutes pièces justificatives utiles, relatifs aux services fournis
dans les dortoirs, sur le cloud?storage (dropbox).
c. Entretenir des relations de confiance avec les propriétaires des maisons pour le bien?être de l’institution.
d. Gérer la communication entre le département des opérations et tous les acteurs intervenant dans les
dortoirs.
e. Sous l’invitation du Conseiller Senior, participer avec les RCHEs aux rencontres, discussions, débats ou
toute autre activité nécessitant sa présence.
f. Accompagner tout technicien ou fournisseur de services dans les dortoirs.
g. Dresser les besoins en suivis administratifs dans les dortoirs et les acheminer au M.A.L ; ensuite, veiller
à leurs exécutions.
h. Rapporter tout fait susceptible de nuire au bon fonctionnement des CHEs et qui peut avoir une incidence
sur le Centre.
i. S’assurer que tous les systèmes/ applications de gestion de biens ou de stock mises en place soient
opérationnels et donnent les résultats escomptés.
j. Collaborer dans la révision du Manuel des CHEs ou l’élaboration de tout document pouvant nécessiter
l’appui du département des opérations.
k. Rédiger, sous la directive de son supérieur, tout rapport administratif concernant les biens corporels de
HELP et l’acheminer au département compétent.
l. Assister l’administration en cas d’absence de l’officier des opérations.
m. Soumettre des rapports mensuels relatifs à ses activités dans le délai imparti par la Direction.
n. Exécuter toutes tâches connexes, sur simple demande de son supérieur.

Qualifications réquisesQualifications minimales :
– Éducation : Niveau Licence.
– Expériences professionnelles : 3 ans d’expérience cumulés en administration et/ou logistique ;
avec des ONG (un atout).
– Capacités démontrées de répondre aux deadlines.
– Bonnes aptitudes interpersonnelles, culturelles et de négociations.
– Compétences essentielles : Excellentes aptitudes en communication écrite et orale.
– Langue(s) : Créole et Français requis ; l’Anglais est un atout.
– Expérience avec les jeunes est un atout.
– Connaissance des procédures de passations de marchés d’achats (dans une ONG, préférable).
– Être familiarisé avec le marché haïtien.
– Un minimum de 3 années d’expérience professionnelle en gestion de projets, et/ou passation de
marchés, et/ou finances et/ou comptabilités (des immobilisations).
– Au moins une année d’expérience professionnelle dans la supervision directe d’un ou plusieurs
employés

Conditions particulièresAutres Compétences :

  • Aptitude à établir et maintenir des relations de travail efficaces dans un milieu mixte (local et
    international).
    Capacité de travailler en toute autonomie et en équipe.
    Capacité de travailler sous pression en respectant les délais impartis.
    Capacité en gestion et résolution de conflits.
    Compétences en communication verbale et écrite.
    Compétences en relation publique.
    Bonne capacité de négociation.
    Sens de leadership.
    Être proactif en identifiant et résolvant des problèmes.

 

Conditions de travailIndicateurs de Performance :

  1. Communication et résolution des problèmes à temps.
    2. Respect du délai dans les suivis.
    3. Qualité des rapports dressés.
    4. Niveau de proactivité et leadership.
    5. Les piliers de HELP.

Les dépôts de canditure directe (physique) ne sont pas acceptés

N.B.- Un certificat médical et/ou un certificat de police (DCPJ) peut être exigé à la fin du processus d’embauche.

 

Dossier de candidature doit avoir …Curriculum Vitae et lettre de motivation

Envoyer le dossier àadminht@uhelp.net

Date limite2022-11-07

Aperçu de l'Emploi
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