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IntroductionDescription de l’organisation : La mission de HELP est de construire, grâce à des bourses d’études basées sur les besoins et le mérite, une communauté de jeunes professionnels et de leaders qui contribuent activement à une société plus juste en Haïti. Le programme très réussi de HELP identifie les meilleurs étudiants à travers Haïti, issus de milieux défavorisés, et leur fournit les outils et la formation nécessaires pour combler les lacunes critiques de l’économie et de la société haïtiennes. Outre les frais de scolarité dans des universités haïtiennes de renommée internationale, les livres, le logement et les allocations de subsistance, HELP fournit des conseils, des stages, des services d’orientation professionnelle, des possibilités d’études à l’étranger et des cours obligatoires d’anglais, de citoyenneté et de leadership (C&L) et de technologies de l’information (IT). Notre taux d’emploi élevé et les salaires élevés des anciens élèves permettent aux diplômés de rompre le cycle de la pauvreté et de devenir des leaders dans leurs communautés. Pour de plus amples informations, veuillez consulter le site www.uhelp.net.

N.B.- Le générique masculin est utilisé dans le présent document comme genre neutre et a pour but d’aller la forme et d’en faciliter la
lecture.
Le M.A.L travaille sous la supervision directe du Directeur des Operations et collabore au maintien et à la
promotion de la mission de HELP à travers ses règles, principes et objectifs. Le titulaire du poste est responsable
de la gestion administrative, la sécurité et la logistique de HELP (véhicules, groupes électrogènes, bâtiments,
personnel), les achats de services nécessaires pour les opérations et les programmes, l’hébergement pour les
expatriés, les bénévoles et les étudiants, et la gestion des stocks de biens consommables. Il est responsable de la
création de systèmes pour soutenir l’ensemble de la logistique et de l’administration de HEL

FonctionsSOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

  • A- Superviseur :
    a) Officier des Opérations.
    b) Ménagères.
    c) Réceptionniste.
    d) Chauffeurs.
    e) Agents de guérite.
  • B- Logistique des Opérations :
    a) Coordonner, avec le soutien du Responsable-Propriétés et Biens (RPB), les suivis d’évaluation sismique et sécuritaire avant toute acquisition de propriétés par HELP.
    b) Gérer les commandes de carburants, après le rapport de consommation établi par le RPB.
    c) S’assurer que le bureau soit toujours propre et bien entretenu.
    d) Gérer le stock des matériels et fournitures d’entretien du Centre.
    e) Fournir un soutien lors des événements spéciaux ou à l’occasion des visites de partenaires ou autres.
    f) Vérifier que le contenu des kits de premiers soins régulièrement et les articles hors d’usage sont remplacés.
    g) S’assurer, avec l’aide du responsable des propriétés, que tous les systèmes/ applications de gestion de biens ou de stock mises en place soient opérationnels et donnent les résultats escomptés.
    h) S’assurer que les volontaires internationaux disposent d’un logement approprié eu égard à leur contrat de travail.
    i) Coordonner le transport aller-retour (local) du bureau à l’aéroport pour les Directeurs ou des expatriés.
    j) Préparer et générer les voyages vers l’extérieur du personnel.
    k) Coordonner toutes les mesures de sécurité préventive et réactive prises notamment pour la sécurité du personnel.
    l) Avec le support du RPB, faire la gestion de l’espace de HELP.
    m) Mettre en place des procédures claires de communication en cas d’accident et garantir un accès facile aux équipements de premiers soins.
  • C- Logistique de transport :
    a) Gérer la flotte automobile de HELP avec le support du RPB.
    b) Gérer la feuille de maintenance et de réparation des véhicules, avec le support du RPB.
    c) Valider les autorisations de sortie des véhicules.
    d) Gérer le système GPS des véhicules et faire des rapports mensuels y afférent.
    e) Suivre les parcours des véhicules à travers le GPS system et dresser des rapports mensuels sur le kilométrage.
  • D- Administration :
    a) Maintenir un environnement professionnel et accueillant à HELP.
    b) Contrôler l’accès au Centre (employés et étudiants) via le système de pointage.
    c) Avec l’assistance du service informatique, gérer les interphones et maintenir les moyens téléphoniques : niveaux pré et post payés, crédits des téléphones, etc. tel qu’indiqué par le Directeur National et assurer le paiement des factures.
    d) Assurer le classement (virtuel et physique) adéquat et ordonné de tous les dossiers administratifs de manière logique.
    e) Élaborer le rapport narratif mensuel du département, sous la supervision du Directeur des Opérations.
    f) Préparer les dossiers administratifs relatifs aux ventes aux enchères et assure l’archivage et le classement de ces dossiers.
    g) S’assurer que les politiques, règlements, formes soient bien connus des utilisateurs par des rappels fréquents.
    h) Gérer les services de communication et de publication de poste de HELP.
    i) Gérer de manière rigoureuse, les demandes d’achats de service (techniciens, consultants, contractuels, et autre).
    j) Assurer la décharge des employés licenciés, selon les politiques et procédures administratives de HELP.
    k) Travailler avec les RH dans la gestion des programmes d’assurance de HELP.
    l) Mettre en place un système de gestion des billets pour les voyages/ vols interurbains.
    m) Coordonner tout suivi pour des badges et des cartes de visite pour les nouveaux employés.
    n) Collaborer dans l’établissement de tout manuel, toute procédure administrative et tout système de contrôle, mis en place par HELP.
    o) Signer toutes les requêtes et formes administratives relatifs à des achats de biens ou de services.
    p) Signer tous les bons de réception de matériels et/ou équipement, achetés et reçus par le Centre.
  • E- Appui au personnel :
    a) Fournir aux nouveaux employés le matériel nécessaire pour travailler (bureau, fauteuil, matériel de bureau, etc.).
    b) Gérer les demandes de réparations (climatiseurs, ampoules, serrure ou tiroir de bureau etc.) à effectuer dans le Centre ; puis les orienter vers le RPB.
    c) Accompagner dans les processus de visas, permis de travail, permis de séjour et autres documentations légales requises pour les expatriés, employés à HELP.
    d) Organiser la réception adéquate et à l’accommodation des visiteurs et nouveaux arrivés.
    e) Gérer de concert avec les autres départements, le « on-boarding » de tout nouveau staff.
    f) Travailler dans l’organisation des assemblées générales, des réunions de staff et des rencontres occasionnelles.
  • F- Passation de marché :
    a. Gérer en collaboration avec le RPB le réseau-fournisseur de HELP tout en établissant une relation de
    confiance avec ses différents fournisseurs préférés.
    b. Assurer la communication avec des fournisseurs de services.
    c. Contrôler l’ensemble des achats (biens et/ou services) et s’assurer qu’il est complété conformément aux  politiques et procédures de HELP et respecte le délai imparti.
    d. Préparer et assurer le suivi pour les contrats de service.
    e. Procéder à l’acquisition de tous les ustensiles et des produits consommables du Centre.
    f. Établir une relation de confiance avec les différents fournisseurs et vendeurs de la capitale.
    g) Fournir un soutien aux départements sur des achats spécifiques.
    h) Procéder régulièrement à une évaluation de la qualité du service offert par le personnel interne et les fournisseurs.

Qualifications requises (conditions minimales de travail) :
– 5 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’administration.
– Licence en gestion des affaires, Comptabilité, administration, gestion d’entreprise, ou toute combinaisonnéquivalente d’expériences et/ou de formation universitaire.
– Expérience de travail avec des jeunes.
– Compétences démontrées avec Microsoft Office (Word, Excel, Power Point).
– Un niveau de compétence avancé en Français, Créole, Anglais.
– Expérience avec Outlook, Teams, un logiciel comptable.
– Un minimum de 2 années d’expérience professionnelle en gestion de projets, et/ou passation de marchés, et/ou gestion des affaires et/ou comptabilité.
– Un minimum de 2 années d’expérience professionnelle dans la supervision directe d’équipe et,
– Un minimum d’une année d’expérience professionnelle dans la prestation de services à la clientèle.

Conditions particulièresIndicateurs de Performance :
– Respect du délai dans les processus de traitement de demandes.
– Qualité de la réactivité et de la communication (personnel et aux étudiants) au Centre.
– Le traçage des suivis (tâches sont mises à jour sur une base hebdomadaire)
– L’organisation de l’espace de travail.
– Amélioration des systèmes pour améliorer l’efficacité (coût, temps).
– Satisfaction des employés pour les demandes d’achat de matériels/ livraison à temps, bonne qualité et meilleur prix.
– Délai de soumission et qualité des rapports périodiques.

Conditions de travailLes dépôts de candidature directe (physique) ne sont pas acceptés.
N.B.- Un certificat médical et/ou un certificat de police (DCPJ) peut être exigé à la fin du processus d’embauche

Dossier de candidature doit avoir …Curriculum Vitae et lettre de motivation

Envoyer le dossier à

adminht@uhelp.net

Date limite2022-11-07

Aperçu de l'Emploi
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